タイトな給与計算と連休の罠

「今までどうして、末締め翌月5日払いで給与計算ができたのかしら・・」

ゴールデンウィーク明けに、とある女性社長がこう呟いた。

労働基準法には賃金支払いの5原則と呼ばれるルールが存在する。賃金は①通貨で②直接労働者に③全額を④毎月一回以上⑤一定の期日を定めて支払わなければならない、とされている。

ちなみに「一定の期日を定めて」ということは、毎月5日が給料日だとすると、本来ならば5日の0時に給料を手にすることができるわけだ。だが、過去（昭和50年）の通達では「当日朝10時までに引き出せるようにしなければならない」という記載があり、これが目安として採用されてきた。とはいえこの時代にはネットバンクも存在せず、銀行が稼働してしばらく経った10時ならば、入金確認のトラブルも起きないだろう…という時代背景がみられるのだが。

いずれにせよ、法律上は支払日までしか定められていないため、この通達に則って「午前10時ルール」が慣行されてきたのだ。

とりあえずトラブル回避のためにも、使用者は前日までに振り込みを済ませなければならず、確認作業も踏まえると、前日である「4日」がデッドラインとなる。

安心の確実性を増すならば、二日前である「3日」までに給与計算を終わらせなければならない。となると、給与計算担当者のタスク量や処理速度、また、給与計算が必要な人数などにもよるが、最低でも「2日」の午前中までには労働時間をまとめたもの、つまりタイムカードや出勤簿が届かなければ間に合わない。

これらのデータが整然とまとまっていれば作業も捗る。ところが、タイムカードがそのまま送られてきたり、休憩時間や遅刻早退、有休などが不明な場合は、それらの確認作業から取り掛からなければならない。

「ここは欠勤控除してもいいですか？」

「この部分は残業として計算してもいいですか？」

「終業時刻の記入がありませんが、何時でしたか？」

「休憩時間は何分でしたか？」

送る前に確認すれば防げるであろう、不毛な質問タイムが始まる。その場でサクサクと答えてもらえればまだしも、「本人に確認します」となれば、数時間を棒に振る覚悟を持たなければならない。

このようにマンパワーが主力となる中小零細企業では、不完全なデータが送られてくるのが当たり前のため、「思っている以上に給与計算ははかどらない」というのが、われわれ社労士の共通認識なのである。

さて、シミュレーションを続けよう。賃金締め日は「末日」のため、その日が終わればタイムカードは完成する。クラウドで管理をしている企業ならば別だが、たとえば終業時刻が翌日となる場合や、従業員数が数百人という大所帯だったりすれば、それらをまとめるだけでも一苦労。

つまり末日の翌日である「1日」に、従業員全員分のタイムカードをまとめる必要があるのだ。無論、タイムカードをまとめる専従者がいればどうにかなるだろうが、それだけのために時間と人手を割ける企業は少ない。となれば、片手間にタイムカードを回収しては、ざっと目を通してまとめるのが精一杯。