電子申請の醍醐味、それは、手入力というアナログ作業にあり

年度末のこの時期になると、社労士である私はにわかに忙しくなる。それは36協定の届出の時期が訪れるからだ。

36協定とは、労働基準法第36条に規定される「時間外労働と休日労働に関する協定」のこと。労働時間というものは原則一日8時間、一週40時間以内と決められている。しかし例外として、36協定を労使間で締結し、労働基準監督署へ届出・受理されれば、協定で定めた時間内まで残業をさせることができる。

物忘れの激しい私は各社ごとの届出を失念しないよう、すべての顧問先に対して4月1日からの一年間を期限とする協定で統一している。そのため、毎年この時期が必然的に多忙となるのだ。

ちなみに36協定は残業時間を一日、一か月、一年のそれぞれについて決めなければならない。さらに一か月45時間、一年360時間と上限が定められているが、一日については上限はない。

なお、季節的なイベント等で左右される業種に関してはこの限りではないが、その場合は特別条項を付記しなければならない。しかも特別条項を発動させるためには「臨時的な特別の理由」が必要で、ただ単にダラダラと大量の仕事をさせた結果、36協定で定めた残業時間をオーバーした場合は該当しない。

よって、ダラダラ残業で特別条項を使えば労基法違反となり、使用者は6か月以下の懲役または30万円以下の罰金を科せられる可能性がある。

ほぼすべての事業場で36協定の締結・届出が行われているので、会社で働く人は労働者である記念として、36協定の存在を確かめておくといいだろう。

「労使協定」というだけあって、労働者の代表と使用者とが締結する協定であり、使用者が勝手に作成して届出ることは許されない。かならず代表労働者の記名押印があり、代表者の選出方法まで記入する欄があるので、実際にその通りに選出したかどうか、使用者が勝手に指名していないかどうか、掘りすぎてトラブルにならない程度に探ってみると面白いかもしれない。

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本日は36協定だけでなく、就業規則の届出も電子申請した。就業規則の届出は「規則だけを提出すればいい」というものではなく、規則本体にプラスして「就業規則届」と「意見書」をセットで提出しなければならない。

就業規則届はその名の通り、「就業規則をお届けします」という送付状のようなもの。そして意見書は、労働者の代表が意見を書いたうえで記名押印をしたもの。だが、意見書に何を書こうが就業規則の届出に影響はない。仮に、

「私はこの内容に異議があります」

と記したとしても、労働基準監督署は黙って受け取るだけ。これはあくまで労働者の代表の意見を聴取し、その意見と合わせて届出ることが義務であり、就業規則の内容について同意を得ることまでは求められていないからだ。

とはいえ、代表労働者が反対するような規則を強制する会社などロクでもない。よって、異議のある就業規則しか設置できない会社ならば、労働者は身支度を整える準備をしたほうがいいだろう。

ちなみに私が社労士になってから、この意見書の意見で「特になし」と書かれたコメント以外を見たことはない。そりゃ、会社に対して異議を申し出ることなど、恐れ多くてできないだろうから当然といえば当然か。

顧問先からPDFで送られてきた意見書を見ながら、電子申請のアプリへいそいそと手入力をする。

「えーっと、特にありません・・・っと」

なんなんだ、このギャグみたいな電子化は！！なぜ電子申請するのに、就業規則届や意見書を、社労士が手入力しなければならないんだ！！実際に記名押印されたデータがあるわけで、これを添付するほうがよっぽど確実じゃないか！！

36協定も同じだ。クライアントから送られてきたデータを見ながら、私が入力画面へ手入力し申請する。しかも一社一社、記入する内容が異なるわけで、控えめにいってもかなりの時間を要する。

なぜ、36協定書のデータ添付ではダメなんだ。これのどこか電子化なんだ――。